Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem www.horecaconnect.pl jest HORECA CONNECT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Sandomierska 17/43, 26-600 Radom, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001106785, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 9482646626, REGON 528705186, kapitał zakładowy 5 000 zł, działająca pod marką Horeca Connect.

W sprawach związanych z ochroną danych można napisać na kontakt@horecaconnect.eu lub listownie na adres siedziby spółki. Jeżeli nie wskazano odrębnego inspektora ochrony danych, kontakt w sprawach danych odbywa się poprzez wskazany adres email.

2. Zakres danych

W związku z formularzem kontaktowym przetwarzamy dane podane w zgłoszeniu, w szczególności nazwę restauracji lub firmy, adres email i opis problemu, a także podane dobrowolnie: miasto, liczbę lokali, numer telefonu, temat usługi i inne informacje zamieszczone w wiadomości. Jeżeli przedstawiciel firmy poda swoje imię, nazwisko lub stanowisko, informacje te również mogą być przetwarzane.

Przy korzystaniu z serwisu mogą powstawać dane techniczne, takie jak adres IP, data i godzina żądania, identyfikatory zabezpieczeń, informacje o przeglądarce oraz zdarzenia dotyczące działania witryny.

Nie należy przekazywać w formularzu numerów PESEL, danych o zdrowiu, informacji o wynagrodzeniach konkretnych pracowników ani dokumentów zawierających dane osobowe innych osób. Wymiana takich materiałów w ramach ewentualnego zlecenia wymaga odrębnych ustaleń.

2a. Kalkulatory Food Cost i Beverage Cost

Podstawowe obliczenia wykonujemy lokalnie w przeglądarce. Dane receptury, ceny zakupu i wyniki nie są automatycznie zapisywane na serwerze ani przekazywane do Google Analytics. Zapis i odczyt receptury oraz pobranie raportu odbywają się na wyraźne polecenie użytkownika, jako pliki na jego urządzeniu.

Po zamówieniu raportu mailem przekazujesz na serwer adres email, dane kalkulacji i opcjonalną nazwę firmy. Dane receptury służą do ponownego obliczenia wyniku oraz przygotowania zamówionej wiadomości. Samo zamówienie raportu nie oznacza zgody na newsletter lub kontakt handlowy niezwiązany z obsługą tej prośby.

Po wybraniu prośby o konsultację przekazujesz także dane kontaktowe i informacje zawarte w zapytaniu. Recepturę oraz wyniki dołączamy do zgłoszenia dla konsultanta wyłącznie po zaznaczeniu osobnej opcji. Wysłanie raportu na wskazany email wymaga przetworzenia danych kalkulacji na serwerze również wtedy, gdy nie dołączasz ich do zgłoszenia konsultanta.

Do zamówienia raportu i obsługi zapytania stosujemy zasady dotyczące kontaktu i usług wskazane w dalszej części dokumentu. Nie tworzymy w tym wdrożeniu osobnej bazy receptur ani listy marketingowej. Treść wysłanych wiadomości może znajdować się w systemach pocztowych zgodnie z zasadami ich przechowywania.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie, kontakt i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dane dotyczą osoby występującej we własnym imieniu w celu zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontakt następuje w imieniu firmy. Uzasadniony interes polega na obsłudze korespondencji biznesowej i nawiązywaniu współpracy.
• Realizacja i rozliczenie zawartej współpracy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie, w jakim osoba fizyczna jest stroną umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie danych przedstawicieli i osób kontaktowych kontrahenta; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wymaganym przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes w ochronie praw spółki.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym analiza logów technicznych, walidacja formularza i ograniczenie automatycznych zgłoszeń.

Formularz nie służy do zapisywania na newsletter ani do uzyskiwania zgody na marketing. Zaznaczenie pola dotyczącego Polityki prywatności oznacza potwierdzenie zapoznania się z informacją, a nie zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania danych.

4. Skąd pozyskujemy dane

Najczęściej dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, która wysyła formularz lub kontaktuje się mailem. Możemy też otrzymać służbowe dane kontaktowe od jej pracodawcy lub podmiotu zlecającego usługę. W takim przypadku odpowiednie informacje wynikające z art. 14 RODO przekazujemy, gdy jesteśmy do tego zobowiązani, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

5. Czy podanie danych jest konieczne

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak adresu email, nazwy podmiotu lub opisu zapytania może uniemożliwić obsługę formularza. Pozostałe dane są co do zasady opcjonalne. Jeżeli dane są potrzebne do zawarcia albo wykonania indywidualnej umowy, ich niepodanie może uniemożliwić realizację danego zakresu współpracy.

6. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być podmioty zapewniające hosting, utrzymanie infrastruktury, pocztę elektroniczną, bezpieczeństwo IT, obsługę księgową, prawną lub techniczną, w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów. Dane mogą zostać ujawnione również uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.

Jeżeli usługodawca zewnętrzny przetwarza dane w imieniu administratora, zastosowanie mają wymagane przepisami zasady powierzenia przetwarzania.

7. Przekazywanie danych poza EOG

W ramach korzystania z usług dostawców infrastruktury lub narzędzi możliwe jest przekazywanie niektórych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeśli wynika to z rzeczywistej konfiguracji ich usług. W takim przypadku przetwarzanie musi opierać się na odpowiednim mechanizmie przewidzianym w rozdziale V RODO, na przykład decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzulach umownych wraz z niezbędnymi środkami dodatkowymi.

Informacji o zastosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można żądać pod adresem kontakt@horecaconnect.eu. Faktyczny zakres transferów zależy od dostawców wykorzystywanych w danym okresie.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy: przez czas potrzebny do obsługi kontaktu i oceny możliwości współpracy, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, chyba że przechowywanie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Dane związane z umową: przez czas jej realizacji, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz przez okres przedawnienia roszczeń, stosownie do charakteru dokumentacji.
• Dane księgowe i podatkowe: przez okres wynikający z przepisów o przechowywaniu dokumentacji.
• Logi oraz techniczne zabezpieczenia formularza: przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom, z uwzględnieniem konfiguracji i okresów przechowywania po stronie hostingu.

Wysyłka formularza odbywa się za pomocą poczty elektronicznej; serwis nie tworzy osobnej bazy zgłoszeń. System antyspamowy może przechowywać techniczny identyfikator wyliczony z adresu IP oraz czas ostatniej próby wysłania w plikach tymczasowych serwera.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach przewidzianych w RODO przysługuje prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawo do przenoszenia danych ma zastosowanie w przypadkach określonych w art. 20 RODO, w szczególności do danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania. Żądania dotyczące danych można przesyłać na kontakt@horecaconnect.eu.

Przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Zautomatyzowane decyzje

Dane przekazane formularzem nie służą do podejmowania wobec osoby decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na tę osobę. Nie prowadzimy w tym zakresie profilowania.

11. Cookies, technologie i narzędzia zewnętrzne

Strona wykorzystuje techniczne mechanizmy niezbędne do jej działania oraz ochrony przed nadużyciami. Zapisujemy także lokalnie w przeglądarce Twój wybór dotyczący analityki (hc_analytics_consent_v1), aby nie pytać o niego przy każdej wizycie. Ten zapis nie służy śledzeniu zachowania użytkownika.

Za dobrowolną zgodą uruchamiamy Google Analytics 4 (Google Ireland Limited), który pomaga ustalić liczbę odwiedzin, źródła ruchu i interakcje na stronie. W tym celu mogą być zapisywane pliki cookie, w tym _ga oraz _ga_*, i przetwarzane dane techniczne oraz identyfikatory online. Podstawą przetwarzania danych osobowych w celu analitycznym jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Nie przekazujemy do Analytics treści formularzy, adresów email ani numerów telefonu.

Google Analytics jest domyślnie wyłączony. Tag analityczny uruchamia się dopiero po wybraniu „Akceptuję analitykę”. Odmowa nie ogranicza działania serwisu. Preferencję możesz w dowolnym momencie zmienić za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Ustawienia zgód są przekazywane poprzez Google Consent Mode v2 w trybie podstawowym; nie stosujemy w tym wdrożeniu personalizacji reklam.

Cookies Google Analytics mogą utrzymywać się w przeglądarce przez okres wynikający z konfiguracji usługi (zwykle do 2 lat, chyba że zostaną wcześniej usunięte). Możesz usunąć je również w ustawieniach przeglądarki. Dane raportowe w Google Analytics podlegają ustawieniom okresu przechowywania w usłudze.

Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google znajdziesz w Polityce prywatności Google. W zależności od konfiguracji i zasad Google dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; zastosowanie mają mechanizmy wskazane w sekcji 7.

11a. Pomiar użycia kalkulatorów i odnośnik LinkedIn

Po zgodzie na analitykę możemy rejestrować rozpoczęcie i zakończenie kalkulacji, rodzaj eksportu oraz zamówienie raportu lub konsultacji. Do zdarzeń analitycznych nie dołączamy nazw składników, cen, wyników kalkulacji, treści zapytań ani danych kontaktowych. Zgoda na analitykę nie jest warunkiem korzystania z kalkulatora lub wysłania formularza.

Przy obsłudze wysyłki formularza kalkulatora możemy utworzyć niezbędną sesję zabezpieczającą z plikiem cookie hc_calc_security. Używamy jej do weryfikacji żądania i ograniczania powtórnych wysyłek. Ograniczenia antyspamowe korzystają z technicznych skrótów adresu IP i emaila oraz liczników w oknie jednej godziny. Wygasłe wpisy są usuwane przy kolejnym żądaniu. Pliki techniczne nie zawierają treści receptur ani zapytań.

Link do osobistego profilu LinkedIn Łukasza Małka jest zwykłym odnośnikiem. Nie osadzamy za jego pomocą modułu śledzącego LinkedIn. Po przejściu do serwisu zewnętrznego zastosowanie mają zasady tego serwisu.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki adekwatne do charakteru serwisu, w szczególności walidację formularza, ograniczenia automatycznych zgłoszeń, kontrolę dostępu do infrastruktury i zabezpieczenia po stronie dostawcy hostingu. W komunikacji przez stronę należy korzystać z jej wersji udostępnianej z aktywnym szyfrowaniem HTTPS.

13. Dane związane z realizacją usług konsultingowych

Podczas współpracy mogą być analizowane dane biznesowe restauracji, w tym sprzedaż, zakupione produkty, stany magazynowe, receptury, P&L i informacje o organizacji pracy. Nie wszystkie takie informacje są danymi osobowymi. Jeżeli otrzymane materiały zawierają dane identyfikujące osoby, przed ich udostępnieniem należy określić odpowiednią podstawę przetwarzania, zakres koniecznych danych oraz role stron, a w razie potrzeby zawrzeć umowę powierzenia.

14. Zmiany Polityki prywatności

Dokument jest aktualizowany, gdy zmieniają się cele przetwarzania, wykorzystywani dostawcy, mechanizmy serwisu lub wymagania prawne. Aktualna wersja jest udostępniana na tej podstronie wraz z datą aktualizacji.